Cum să cumpărați distrugător de documente?
Distrugătoarele de documente sunt instrumente esențiale pentru un birou, dar sunt perfecte și pentru uz casnic, ajutând la prevenirea scurgerilor de date și informații nedorite. În zilele noastre, informațiile sunt de o importanță capitală, așadar este într-adevăr justificat să cumpărați un distrugător.
• Dia, editor, Compari.ro
• Timp de lectură: 5 minute
Tipuri de bază de distrugătoare
Distrugătoare cu alimentator automat
Distrugătoare de documente mai scumpe, în care puteți încărca cantități mai mari de documente, iar aparatul le va " toca" singur. Acest tip de aparat este mai mare, deoarece hârtiile trebuie să fie plasate orizontal în alimentator, iar și coșurile de colectare sunt mai mari. Trebuie să vă așteptați la un preț de achiziție mai mare în această categorie.
+ Pot fi încărcate cantități mai mari de hârtie
+ Nu este nevoie să încărcați manual hârtia stând în picioare lângă mașină
- Risc de blocaj al hârtiei sau de supraîncărcare a coșului de colectare
- Preț de achiziție mai mare
Distrugătoare cu alimentare manuală
Distrugătoarele cu alimentare manuală sunt mai ieftine și își îndeplinesc perfect funcția, dar au dezavantajul că trebuie să introduceți documentele treptat, stând în picioare lângă aparat. Prin urmare, acestea sunt în mod clar mai puțin convenabile pentru a lucra cu ele. Aparatele cu alimentare manuală sunt mai compacte, deoarece hârtia este introdusă vertical în alimentator, iar mecanismul de distrugere ocupă mai puțin spațiu.
+ Preț de achiziție mai mic
+ Distrugere în general mai rapidă
- Trebuie să stați în permanență lângă aparat
Există, de asemenea, distrugătoare complet manuale care nu necesită o conexiune la rețea. Aceste echipamente sunt cele mai ieftine.
Parametrii
Nivelul de protecție a datelor
În general, cu cât nivelul de protecție a datelor este mai ridicat, cu atât dimensiunea de tăiere a documentelor este mai mică. Tipul de tăiere joacă un rol important în acest caz.
• Tăierea longitudinală (cunoscută și sub denumirea de tăiere dreaptă sau tăiere în benzi) taie hârtia în benzi lungi, a căror lățime este determinată în conformitate cu clasificarea DIN 66399. Nivelul de codificare este scăzut și, prin urmare, nu este foarte fiabil din punct de vedere al protecției datelor. Benzile sunt utilizate de obicei ca material de umplutură pentru ambalaje, pentru care tăierea încrucișată nu este o alternativă bună (particulele sunt prăfuite și dificil de manipulat).
• Tăierea încrucișată (cunoscută și sub denumirea de tăiere transversală) este o metodă de distrugere mult mai eficientă, care permite distrugerea documentelor în bucăți mai mici, ceea ce le face mult mai sigure din punct de vedere al protecției datelor. În acest caz, în funcție de nivelul de protecție a detelor, se produc bucăți mici de hârtie între 30 și 320 mm². De asemenea, are avantajul unui volum mai mic de deșeuri.
• Microcuterul mărunțește literalmente hârtia în particule miniaturale. Reprezintă cel mai înalt nivel de securitate, conceput special pentru documente strict secrete.
Distrugătoarele de documente se diferențiază în continuare prin dimensiunea particulelor, care determină nivelul de clasificare, adică gradul de ilizibilitate al materialului mărunțit. O serie de norme și reglementări determină nivelul de clasificare al fiecărei dimensiuni a particulelor.
| Standardul DIN 66399 | Tipul documentului | Metoda de tăiere | Dimensiunea de tăiere |
|---|---|---|---|
| P-1 | Informații generale | Longitudinal, tăiat în benzi | max. 12 mm |
| P-2 | Dosare interne | Longitudinal, tăiat în benzi | max. 6 mm |
| P-3 | Date cu caracter personal | Tăiere încrucișată | până la 320 mm² |
| P-4 | Documente confidențiale | Tăiere încrucișată | până la 160 mm² |
| P-5 | Materiale strict secrete | Tăiere încrucișată | până la 30 mm² |
Tabelul nivelurilor de clasificare în funcție de NSA:
| Standard DIN 32757-1 | Nr. Regulament 339/1999 | Nr. regulament528/2005 | Dimensiunea aproximativă a tăierii |
|---|---|---|---|
| 1 | ≤ benzi de 12 mm | ||
| 2 | V (nepublic) | 1 | ≤ benzi de 6 mm |
| 3 | D (confidențial) | 2 | ≤ 4 x 80 mm bucăți ≤ 2 mm benzi |
| 4 | T (secret) | 3 | ≤ 2 x 15 mm (≤ 30 mm²) bucăți |
| 5 | PT (strict secret) | 4 | ≤ 0,8 x 13 mm (≤ 10 mm²) bucăți |
Capacitate de tăiere
Un aspect important de luat în considerare în cazul mașinilor de distrugere este așa-numita capacitate de tăiere, care indică numărul de coli de hârtie pe care mașina le poate procesa simultan. Dacă nu se respectă capacitatea de mărunțire, există riscul de a arde motorul sau de a deteriora mecanismul de mărunțire la mașinile ieftine.
Numărul standard de foi care pot fi distruse în același timp este de cel puțin 5. Cu toate acestea, majoritatea distrugătoarelor pot procesa până la 10 foi odată, iar cele mai avansate modele pot procesa până la 15 foi. În general, aparatele mai bune au diverse funcții de protecție care vă ușurează mult munca, deoarece nu trebuie să numărați hârtiile înainte de a le alimenta - puteți estima câte hârtii trebuie să introduceți și nu trebuie să vă faceți griji că veți deteriora aparatul.
• Protecție la suprasarcină - dacă aparatul se umple și nu mai poate continua mărunțirea, acesta va inversa hârtia.
• Protecție împotriva supraîncălzirii - dacă motorul se supraîncălzește, mașina se va opri automat și indicatorul luminos va clipi.
Unii producători indică capacitatea în coli de 70 g/m2. Hârtia standard pentru copiatoare de birou este însă de 80 g/m2.
Un distrugător de documente cu un alimentator automat poate fi de un ajutor considerabil. Acestea au o tavă separată în care puteți încărca un set de hârtie (până la câteva sute de coli), porniți aparatul, iar acesta va alimenta și va distruge hârtia. Astfel, nu trebuie să stați deloc lângă distrugător. Dezavantajul este distrugerea mai lentă, deoarece mașina alimentează de obicei hârtiile una câte una.
Viteza de tăiere
Alegerea distrugătorului potrivit, cu viteza potrivită, vă poate economisi mult timp, și nu doar atunci când trebuie să distrugeți volume mari de documente. Vitezele de distrugere ale distrugătoarelor sunt date de producători în metri pe minut.
• 2 metri pe minut sunt suficienți pentru o mărunțire obișnuită zilnucă, iar majoritatea mașinilor de mărunțit de pe piață pot realiza acest lucru.
• Modelele mai scumpe pot face față unor viteze de 3-5 m/min și sunt potrivite pentru utilizatorii mai pretențioși.
Dacă trebuie să distrugeți o cantitate mare de hârtie deodată (de exemplu, conținutul unui dosar mare sau mai multe dosare diferite), trebuie să luați în considerare durata maximă de funcționare continuă. Acesta indică cât timp poate distruge aparatul în mod continuu fără să se supraîncălzească. Mașinile mai ieftine și de calitate inferioară necesită o pauză după 2-5 minute, în timp ce modelele mai scumpe de la producătorii de calitate pot funcționa timp de 4-24 de ore.
Volumul coșului de colectare
Volumul coșului de colectare este exprimat în litri, astfel încât, cu cât este mai mare, cu atât mai rar trebuie golit. Este util ca aparatul să aibă un vizor mare prin care se poate vedea cât de multă hârtie s-a acumulat în recipient. Acest lucru este deosebit de important în cazul în care coșul de colectare al mașinii este plin, deoarece, dacă continuați să utilizați mașina fără să o goliți, mecanismul de mărunțire se poate supraîncărca, iar motorul mașinilor de calitate inferioară poate fi deteriorat sau ars.
- Recipiente de colectare de până la 20 de litri - distrugătoare de sub 300 RON, potrivite pentru distrugerea de câteva ori pe lună.
- Recipiente de colectare de 20-50 de litri - distrugătoare din gama medie, la un preț de aproximativ 450 RON, potrivite pentru distrugerea de câteva ori pe săptămână.
- Recipiente de colectare de peste 50 de litri - un volum potrivit pentru distrugerea zilnică, oferit de obicei de distrugătoarele de peste 1200 RON. Cele mai scumpe modele pot avea un volum al coșului de gunoi de până la 100 de litri.
De asemenea, fiți atenți la modul în care goliți recipientul de deșeuri. La aparatele de calitate inferioară, capul de tăiere trebuie îndepărtat complet din mașină, ceea ce de obicei provoacă o mizerie în jurul distrugătorului. Mașinile mai bune au un mecanism de extragere a recipientului, ceea ce face ca golirea să fie mult mai comodă și mai rapidă. Unele distrugătoare de documente au saci de colectare în loc de un coș de colectare. Acest lucru este atât practic, cât și costisitor pentru utilizatori. Unele distrugătoare de documente au saci de colectare în loc de un coș de colectare. Acest lucru este atât practic, cât și costisitor pentru utilizatori.
Tipul și dimensiunea materialului mărunțit
Distrugătoarele de documente sunt, bineînțeles, concepute în primul rând pentru distrugerea hârtiei. Totuși, dimensiunea hârtiei care urmează să fie mărunțită și lățimea intrării distrugătorului sunt, de asemenea, considerente importante. Cel mai frecvent format este A4, care corespunde mașinilor cu o lățime de intrare de 220 mm sau mai mare. Există, însă, și mașini în format A3 sau mai mare, dar acestea nu sunt, în general, disponibile la prețuri mai mici de 4600 RON.
Atunci când distrugeți hârtia, capsele sau agrafele de hârtie rămân adesea blocate în distrugător, așa că este o idee bună să alegeți un aparat care este declarat în mod special de către producător că este capabil să distrugă capse. Acest lucru va asigura, de asemenea, o durată de viață mai lungă a mecanismului de tăiere.
Majoritatea aparatelor pot distruge, de asemenea, CD/DVD-uri sau carduri bancare. Dacă doriți să folosiți această funcție, alegeți un aparat cu o intrare separată și un recipient pentru a evita amestecarea bucăților de plastic cu particule de hârtie. Acest lucru va rezolva problema separării deșeurilor.
Pe piață sunt disponibile distrugătoare speciale, cu o mecanică capabilă să distrugă atât cartonul, cât și pachete mai mari de documente. Prețul unor astfel de mașini este de obicei semnificativ mai mare, ajungând la zeci de mii de lei.
Nivelul de zgomot
Un parametru relativ important este nivelul de zgomot de funcționare al mașinii. Într-un mediu de birou, în special, un distrugător zgomotos poate deveni o adevărată neplăcere. Nivelul de zgomot al unui distrugător variază între 56 și 75 dB, cu o medie de 65 de decibeli, ceea ce este similar cu cel al unei mașini de spălat.
Unii producători nu indică deloc nivelul de zgomot al aparatului de distrugere, în timp ce alții îl specifică în unități diferite. În acest caz, o comparație obiectivă este destul de dificilă. Producătorii premium, cum ar fi Fellowes, Bonsaii, Rexel, Kobra sau HSM, acordă o atenție deosebită zgomotului redus și designului frumos.
Alți parametri și funcții utile ale distrugătoarelor de documente
• Un aparat cu funcție de eliberare a hârtiei va returna hârtia atunci când coșul de gunoi este plin.
• În caz de supraîncălzire sau de blocaj, mașina poate avea o funcție de oprire automată pentru a preveni deteriorarea.
• Funcția de pornire și oprire automată înseamnă că dispozitivul începe să distrugă imediat după încărcarea hârtiei și se oprește automat atunci când documentele sunt distruse.
• Datorită roților, distrugătorul poate fi mutat cu ușurință prin încăpere.
• Funcția AntiJam ajută distrugătorul să prevină blocajele de hârtie în mecanismul de distrugere.
• Tehnologia SafeSense protejează împotriva prinderii părului, hainelor, bijuteriilor și blănii de animale.
• Coș de colectare separată - un distrugător care permite distrugerea altor materiale în afară de hârtie trebuie să aibă două coșuri separate pentru a preveni amestecarea deșeurilor.
Argumente pentru achiziționarea unui distrugător
Protejarea datelor cumpărătorilor și clienților
Clienții dvs. nu ar fi cu siguranță fericiți dacă un concurent sau o altă organizație neautorizată ar avea acces la contractele lor, la parametrii comenzilor sau la alte date sensibile. Acest lucru este de două ori mai adevărat dacă dvs. sunteți un avocat, un consilier juridic, un consilier fiscal, un expert judiciar, un bancher sau un contabil.
Protecția juridică a datelor cu caracter personal
În prezent, protecția datelor cu caracter personal este din ce în ce mai importantă. Prin urmare, organizațiile care colectează și prelucrează date cu caracter personal pe suport de hârtie trebuie să fie capabile să distrugă eficient documentele, în special pentru a proteja informațiile sensibile a căror divulgare ar putea dăuna persoanelor în cauză.
Protecția juridică a informațiilor clasificate
Legea și regulamentele de punere în aplicare a acesteia definesc în mod direct gradele de confidențialitate pentru anumite locuri de muncă. Acest lucru se aplică în special birourilor publice și anumitor alte tipuri de organizații. În aceste locuri de muncă, este obligatoriu să existe mașini de distrugere cu gradul de confidențialitate corespunzător și certificare NBU - a se vedea tabelul de mai sus.
Protecția datelor în cadrul companiilor
Nu toate companiile cred în transparența 100% în cadrul companiei. Dacă nu doriți ca documentele aruncate la coșul de gunoi să ajungă pe mâini greșite, achiziționați un distrugător de documente.
Protecția datelor cu caracter personal și a corespondenței
Distrugătoarele mici sunt utile și în casă. Un formular prost completat, o scrisoare personală, un proiect de declarație fiscală, vechile bonuri de plată - toate acestea sunt recomandate să ajungă în distrugător.